Le syndic est choisi par l’assemblée générale des copropriétaires dont il doit mettre en oeuvre les décisions. Il est chargé de la gestion quotidienne de l’ACP (association des copropriétaires) : il doit conclure les contrats d’entretien, réclamer le paiement des charges aux copropriétaires, tenir la comptabilité, etc. Ses missions sont décrites dans le Code civil.

Qu'est-ce qu'un syndic dans une copropriété ?

Il est le mandataire de l’ACP et sa mission doit être précisée par écrit, pour un mandat de 3 ans maximum. Ce mandat peut bien entendu être renouvelé. Ce contrat écrit doit décrire les prestations qui font l'objet de sa rémunération forfaitaire et celles qui justifient des compléments d'honoraires.

Cette exigence découle de la nouvelle loi du 18 juin 2018 entrée en vigueur au 1er janvier 2019.

Il ne doit rendre des comptes qu’à l’ACP, et non aux copropriétaires individuellement. Ces derniers ne peuvent pas engager sa responsabilité contractuelle puisque le lien contractuel ne lie le syndic qu’à l’ACP.

Le syndic de copropriété joue un rôle essentiel dans la gestion des immeubles en copropriété. Cependant, il peut arriver que le syndic manque à ses obligations, ce qui peut avoir des conséquences importantes pour les copropriétaires.

Le syndic, qu’il soit professionnel ou non, est un mandataire qui peut voir sa responsabilité engagée tant vis-à-vis de l’association des copropriétaires que vis-à-vis des tiers. En tant qu’organe de gestion de l’association des copropriétaires, le syndic est contractuellement responsable devant l’assemblée générale.

À l’instar de tout mandataire, sa responsabilité pourra être engagée en cas de faute, de mauvaise gestion ou, plus généralement, s’il ne s’est pas comporté comme tout syndic normalement prudent et diligent placé dans les mêmes circonstances .

I. Les missions du syndic

Le syndic est investi de plusieurs responsabilités essentielles qui sont énumérées à l’article 3.89,§5 du Code civil, notamment :

• La gestion administrative : convocation des assemblées générales, tenue et conservation des procès-verbaux, mise en œuvre des décisions adoptées ;
• La gestion financière : élaboration et tenue des comptes, recouvrement des charges, transparence dans la gestion budgétaire ;
• L’entretien des parties communes : organisation des travaux d’entretien et des réparations urgentes ;
• L’exécution des décisions de l’assemblée générale : mise en application des résolutions votées par les copropriétaires.

Un syndic peut être considéré comme défaillant en cas de négligence ou de manquements graves, tels que :

• Des retards dans l'exécution des travaux,
• Une gestion financière défaillante,
• L'absence de convocation des assemblées générales,
• Un manque de transparence dans la communication des comptes.

Ces fautes peuvent engager sa responsabilité civile ou contractuelle.

II. Que faire face à un syndic défaillant ?

L’envoi d’une mise en demeure

Dans un premier temps, il est conseillé d’adresser un courrier de mise en demeure au syndic pour signaler les manquements constatés et lui demander d’y remédier dans un certain délai.

Cette démarche permet d’instaurer un dialogue et de clarifier la situation.

En cas d’inexécution du syndic suite à la mise en demeure

Si les dysfonctionnements persistent malgré la mise en demeure, les copropriétaires peuvent soit révoquer le mandat du syndic lors d’une assemblée générale, soit introduire une action en justice.

Parallèlement, une plainte auprès de l’IPI, l’Institut Professionnels des Agents immobiliers peut être introduite.

1. Révoquer le mandat du syndic par l’assemblée générale des copropriétaires

En cas d’accord avec la majorité des copropriétaires, l’ACP peut solliciter une procédure de révocation du syndic.

Cette décision peut être prise :

• Lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle ;

• Lors d’une assemblée générale extraordinaire, à condition qu’au moins 20 % des copropriétaires en fassent la demande.

Ainsi, afin d’envisager cette possibilité il est nécessaire que d’autres copropriétaires soient également d’avis de procéder à un changement de syndic au sein de la copropriété puisque la révocation du syndic doit être votée à la majorité absolue (50 % des voix + 1) des copropriétaires présents ou représentés.

Pour éviter toute vacance de gestion, il est impératif de désigner un nouveau syndic au cours de la même assemblée. Nous conseillons dès lors de prendre des devants en vue de cette assemblée et de solliciter des offres auprès de nouveaux syndics.

À défaut de candidat, le président de séance peut temporairement assurer certaines responsabilités.

2. Une action en justice

Si le syndic persiste dans ses manquements et que la copropriété subit un préjudice grave, il est possible d’engager une action en justice.

Conformément à l’article 3.89, §8 du nouveau Code civil, tout copropriétaire, même seul, peut saisir le tribunal afin de demander la désignation d’un syndic provisoire en cas de carence, d’empêchement ou de faute grave du syndic en place.

Toutefois, la désignation d’un syndic provisoire n’est accordée que si le demandeur démontre, preuves à l’appui, l’existence de manquements suffisamment graves pour justifier cette mesure exceptionnelle.

Le juge appréciera la situation au regard des faits et de leur impact sur la gestion de la copropriété.

Une fois désigné, le syndic provisoire dispose des mêmes prérogatives qu’un syndic régulier et a pour mission principale de rétablir un fonctionnement normal au sein de la copropriété.

3. Dépôt de plainte auprès de l’Institut Professionnels des Agents immobiliers ( IPI)

Si, après avoir signalé les manquements au syndic, celui-ci persiste dans son inertie, les copropriétaires ont la possibilité d’introduire une plainte auprès de l'Institut Professionnel des Agents Immobiliers (IPI).

Investi d’une mission d’ordre public, l’IPI est chargé de réglementer et de contrôler le secteur des agents immobiliers.

À ce titre, il peut engager une procédure disciplinaire à l’encontre du syndic, laquelle peut aboutir à des sanctions telles qu’un blâme, une suspension ou, dans les cas les plus graves, une radiation.

Syndic défaillant, que faire ?

Face aux défaillances d’un syndic, il est primordial d’agir rapidement afin de préserver les intérêts de la copropriété.

L’envoi d’une mise en demeure constitue une première étape permettant d’alerter le syndic et de tenter une résolution amiable.

À défaut d’amélioration, la révocation en assemblée générale ou la saisine du tribunal pour la désignation d’un syndic provisoire sont des solutions envisageables dans lesquelles nous pourrons vous accompagner.

Une gestion rigoureuse et proactive de la copropriété demeure essentielle pour garantir la pérennité et la valorisation de l’immeuble.

Co-écrit par Me Alexandra VASILAKIS et Me Ewa BOGUCKA